Templates voor de kerstuitnodiging van een bedrijf

Kerstfeesten van bedrijven hebben niet altijd de beste reputatie en daarom gaan veel genodigden dan ook niet naar zo’n feest toe. Om ervoor te zorgen dat er veel mensen komen, moet de uitnodiging al voorpret opwekken zodat men zin in het feest krijgt.

“Elk jaar weer” … Wat al zo naar saaie sleur klinkt, zorgt zeker niet voor enorme voorpret voor het “gezellig samenzijn om de afsluiting van het jaar te vieren”. Daarom is het raadzaam om bij de uitnodiging voor het kerstfeest geen geforceerde frasen te gebruiken, vooral wanneer ze op zich al zo weinig uitstraling hebben als het begin van de hierboven geciteerde kerstklassieker.

Want in de periode vóór de kerst heeft men vaak al zoveel afspraken – zowel beroepsmatig als privé. Wie dan toch al onder druk staat, probeert onaangename of niet beslist noodzakelijke dingen te vermijden. Het doel is echter natuurlijk dat er zoveel mogelijk medewerkers, uitgenodigde zakenrelaties of klanten op uw kerstfeest verschijnen. Daaraan kan de uitnodiging een heleboel bijdragen.

Inhoudsopgave

• Het juiste tijdstip
• Uitnodiging kerstfeest: dit moet erin!
• E-mail of gedrukte uitnodiging?
• Uitnodiging kerstfeest: vormgeving
• Teksttemplates voor de uitnodiging voor een kerstfeest
  • Save the Date
  • Uitnodigingsteksten voor medewerkers en collega’s
  • Uitnodigingsteksten voor zakenpartners en klanten

Uitnodiging kerstfeest: het juiste tijdstip

De vraag wat het juiste tijdstip is, kan niet zo eenvoudig worden beantwoord: wanneer men de uitnodiging te kort voor het feest verstuurt, hebben veel genodigden in sommige gevallen vanwege een volle agenda in de adventstijd al een andere verplichting op deze dag. Wanneer de uitnodiging heel vroeg wordt verstuurd, gaat dat met de voorpret niet helemaal lukken. In de vroege herfst bijvoorbeeld is nog niemand in kerststemming, zodat het “oh-ja-daar-wil-ik-heen-effect” waarschijnlijk niet heel enthousiast zal klinken.

Wat moet men dus doen? De oplossing gaat schuil onder het al lang ingeburgerde “Save the date”, dat men niet per se zo hoeft te noemen. Er bestaat ook nog zoiets als een “aankondiging” en “waarschuwing vooraf”, maar het principe is duidelijk: Per e-mail de datum sturen om alvast te noteren en later de officiële uitnodiging met alles erop en eraan.

Het schema kan er zo uitzien:

• Voor medewerkers van middelgrote en grote bedrijven is het raadzaam een save-the-date-mail ongeveer tien weken vóór het feest te versturen. Omdat in veel bedrijven toch al een bepaalde dag wordt vastgelegd (voorlaatste vrijdag vóór kerstavond of iets dergelijks), kan dit in de onderwerpregel ook “Niet vergeten!” luiden. Wanneer het percentage wegblijvers hoog is, dient men de lezer hier al door middel van een toespeling nieuwsgierig te maken. De eigenlijke uitnodiging kan dan twee weken van tevoren worden verzonden, eventueel ook slechts één week.

De save-the-date-mail dient ongeveer tien weken vóór het feest te worden verzonden

• Wanneer er externe gasten worden uitgenodigd, moet de procedure hieraan worden aangepast. Bij leidinggevenden die een overvolle agenda hebben, is een “Save the date” met eveneens circa tien weken aanlooptijd zinvol, de uitnodiging zelf kan drie tot twee weken vóór het feest worden verzonden. Met buitengewoon belangrijke gasten is het raadzaam de datum van tevoren te overleggen.
• Wanneer het feest beperkt is tot medewerkers of collega’s van een kleine onderneming of een overzichtelijke afdeling, is een “Save the date” meestal overbodig, omdat de datum gezamenlijk wordt vastgelegd. Wanneer dat niet het geval is, hangt het passende tijdstip sterk af van de bedrijfscultuur. Bij een start-up met overwegend jonge mensen is eventueel een aankondiging vooraf, vijf weken vóór het feest voldoende, bij een afdeling met buitendienstmedewerkers moet langer van tevoren worden gepland. Voor de uitnodiging zelf speelt het geplande soort feest een rol. Wanneer een cateraar wordt besteld, moet men het aantal personen dat komt op tijd kunnen doorgeven. Wanneer het team alleen maar bij elkaar komt voor een kroegenrondje, blijft alles tot het eind variabel.

Uitnodiging kerstfeest: dit moet erin!

Het maakt niet uit of het een onhandige postkaart is of een stijlvolle brief: Er zijn een paar dingen die beslist in een uitnodiging voor een kerstfeest horen te staan – al is het alleen al vanwege de planning:

• Precieze tijdstip: Men kan het best behalve de precieze datum ook de weekdag vermelden, dus bijvoorbeeld: op vrijdag 15 december 20XX. Vlak daarbij dient de tijd te staan, en wel het begin van de bijeenkomst en indien nodig ook de tijd waarop de deuren opengaan.
• Duur: Elke medewerker of gast wil weten hoelang het feest duurt. Wanneer er om welke reden dan ook een voorgeschreven einde is, dient dit te worden genoemd. Wie alleen het zogenoemde verplichte deel wil bijwonen, dient te kunnen inschatten wanneer men niet meer aanwezig hoeft te zijn. Daarvoor zijn formuleringen als “vanaf 22 uur wordt het pas echt gezellig” of “na het dessert kan er worden gedanst” heel geschikt.
• Locatie: Zelfs wanneer het gaat om een in de hele stad bekend café, dient het precieze adres te worden genoemd. Gasten van buiten de stand hebben misschien zelfs een plattegrond nodig. Nuttige tips betreffende openbaar vervoer of parkeermogelijkheden in de buurt van de locatie worden door iedereen gewaardeerd.
• Wie mag er komen?: De meeste kerstfeesten van bedrijven zijn alleen bedoeld voor de medewerkers, maar soms mogen ook partners of andere personen meekomen. Om ervoor te zorgen dat er geen misverstanden ontstaan, dient duidelijk te worden gemaakt wie er precies wordt uitgenodigd. Dat gaat het elegantst met de antwoordfunctie: “Ja, ik kom met xx personen”, laat vermoeden dat er nog iemand mag worden meegebracht, een eenvoudig “Ja, ik kom” geeft aan dat de uitnodiging alleen voor de geadresseerde is bedoeld. Er zijn echter ook andere mogelijkheden zoals “het kerstfeest voor onze medewerkers” of “wij verheugen ons op u en uw partner”.
• Dresscode: Soms blijkt uit de keuze van de locatie al welke kleding passend is. Wanneer dit niet duidelijk is of er daadwerkelijk een dresscode geldt, moet dat in de uitnodiging staan. Dat kan er kort en kernachtig als een soort PS in staan of in de lopende tekst worden vermeld.
• Om antwoord vragen: Voor de planning moet u natuurlijk weten hoeveel personen er daadwerkelijk aanwezig zullen zijn. Vermeld tot wanneer de genodigden toe of af kunnen zeggen. Hierbij kan men het beste twee dagen extra bij de werkelijke deadline optellen, om twijfelaars nog te kunnen meerekenen. Een antwoordfunctie of -kaart vergemakkelijkt de afhandeling.
• Bijzonderheden vermelden: Rijdt er een shuttle naar de evenementenlocatie of kan van tevoren een vegetarisch menu worden besteld? Deze informatie dient eveneens in de uitnodiging te staan.

E-mail of gedrukte uitnodiging?

Een bedrijf met enkele honderden medewerkers zal de uitnodiging waarschijnlijk alleen al vanwege de kosten per e-mail versturen. Wie zijn personeel echter een bijzondere blijk van waardering wil tonen of in kleinere kring viert, dient gedrukte uitnodigingen te gebruiken. Deze kunnen intern aan de medewerkers worden uitgedeeld.

Externe gasten dienen altijd een gedrukte kaart of een brief te ontvangen. De uitnodiging verstuurt men met de post naar het bedrijf van de genodigde of naar zijn of haar huis.

Uitnodiging kerstfeest: vormgeving

De eerste indruk telt. Wanneer een uitnodiging er origineel of heel mooi uitziet, heeft de geadresseerde veel meer zin om naar het kerstfeest toe te gaan dan wanneer in de saaie zakelijke envelop een ongeïnspireerde brief op het gebruikelijke bedrijfspapier. Dan ontstaat eerder het aan het begin beschreven “elk-jaar-weer”-gevoel. En precies dát kan men met een paar simpele middelen voorkomen.

• Papier: Men dient in geen geval het gebruikelijke papier met een vetgedrukt logo en bankgegevens te gebruiken. In aanmerking komt eventueel briefpapier in eigen huisstijl, maar mooier is natuurlijk een luxere soort papier, dat bescheiden wordt voorzien van een merknaam.
• Kaart: Waardevoller dan een brief is de presentatie middels een kaart, vooral een dubbele kaart. Wie van heel exclusief houdt, kan voor zijn uitnodigingen verschillende veredelingen kiezen zoals bijvoorbeeld linnenkarton of gehamerd karton. De kaart dient echter in ieder geval de stijl van het bedrijf en het feest te weerspiegelen.
• Envelop: Het materiaal van de envelop dient bij de brief of de kaart te passen en heeft idealiter dezelfde kleur.
• Niet-alledaags: Een ongebruikelijk formaat valt in de stapel post sterk op. Wat bijvoorbeeld te denken van een heel lange postkaart, die tevens dienst doet als toegangskaart voor het feest? Wie zelf creatief wil zijn, kan ook kaarten in de vorm van een cadeauverpakking of een kerstbal ontwerpen.
• Kleur: Donkerrood en donkergroen zijn de traditionele kerstkleuren en zien er bovendien luxueus uit. Een kaart in een van deze kleuren of een combinatie van beide ziet er altijd chic uit. Wit voor de associatie met sneeuw ziet er vanwege de frisheid ook altijd goed uit en is de ideale partner voor winterse motieven. In aanmerking komt natuurlijk ook de bedrijfskleur, wanneer deze harmonisch kan worden verwerkt.
• Motief: Dennentakken, een kerstboom, een slee met rendieren, engelen, sneeuwvlokken, hulsttakken of klokken: Er is een hele reeks kerstmotieven die kunnen worden gebruikt. Sommige daarvan zijn sentimenteel, anderen zijn ook tijdloos mooi. Alles kan zolang het bij de gekozen kleur past. Alleen bij enkele “grappige” motieven is voorzichtigheid geboden. Niet iedereen heeft dezelfde humor en sommige gasten kunnen zich zelfs gekrenkt voelen.
• Handgeschreven: Wanneer er honderden gasten zijn uitgenodigd, kan natuurlijk niet iedere kaart met de hand geschreven zijn. Wanneer het feest in kleinere kring wordt gevierd, is een handgeschreven uitnodiging zeker gebruikelijk, maar niet absoluut noodzakelijk. Belangrijk is echter een echte handtekening.
• Verzending: Wanneer de uitnodigingen per post worden verstuurd, dienen deze niet door de frankeermachine te worden gejast, maar met een speciale postzegel te worden gefrankeerd. Het adres kan handgeschreven of geprint op een adressticker staan.
• Cadeau: Een klein cadeautje onderstreept de waarde van elke uitnodiging. Dat kan een praktische zakwarmer voor het koude jaargetijde zijn of, vooral bij een groot aantal uitnodigingen en wanneer deze met de post worden verstuurd: platte kerstboomhangers.

Teksttemplates voor de uitnodiging voor een kerstfeest

Wij hebben teksten voor aankondigingen vooraf en uitnodigingen voor verschillende feesten en doelgroepen bedacht. Daarvan kunt u afzonderlijke gedeeltes naar believen combineren of in eigen teksten invoegen. Maar ook een compleet voorstel overnemen, als dat past tenminste.

Save the Date

Uitnodigingsteksten voor medewerkers en collega’s

Uitnodigingsteksten voor zakenpartners en klanten