Eventplanning – Stap voor stap naar een geslaagd evenement

Of het nu gaat om een bruiloft, liefdadigheidsgala of bedrijfsfeest: Voor een evenement moeten afspraken worden gemaakt, uitnodigingen worden verzonden en de cateringservice moet worden geboekt. Om ervoor te zorgen dat alles op rolletjes loopt, is een goede eventplanning raadzaam.

Maar wat komt er eigenlijk allemaal bij een eventplanning kijken? Wie moet welke taken op zich nemen en hoe blijven de kosten binnen de perken? Onze korte checklist kan u helpen om het overzicht over de eventplanning te bewaren.

Succesvolle eventplanning met behulp van een checklist

1. Definieer het type evenement en het motto
2. Maak een overzichtsschema
3. Maak een tijdschema
4. Bepaal het budget
5. Leg de locatie en dag van het evenement vast
6. Boek ruimtes, techniek en dienstverleners
7. Maak reclame voor het evenement
8. Onderzoek juridische vraagstukken, vooral m.b.t. veiligheid
9. De dag van het evenement
10. Optimaliseer de eventplanning vóór het volgende evenement

1. Type evenement en motto

Elk evenement is anders: Al naargelang of u een medisch congres of het bedrijfsinterne kerstfeest moet organiseren, verschilt de voorbereiding. Daarom moeten eerst het type evenement en het motto worden gedefinieerd. Het thematische kader heeft tenslotte gevolgen voor tijd en plaats van het gebeuren en geldt ook voor het verdere verloop van de organisatie.

2. Coördinatie en management

Wie er allemaal meewerkt aan de organisatie en wie welke taken voor zijn rekening neemt, moet van tevoren worden bepaald. Maak behalve een overzichtsschema afzonderlijke deelschema’s met de taken die voor de desbetreffende teamleden relevant zijn.

3. Maak een tijdschema

Timing is alles! Daarom mag tijdmanagement in uw eventplanning in geen geval ontbreken. U dient zo vroeg mogelijk met de voorbereidingen te beginnen. Zo heeft u voldoende voorbereidingstijd om reserveringen en afspraken te maken betreffende locaties, sprekers en referenten, show-acts en de catering.

4. Budgetplanning

Niet minder belangrijk voor een succesvolle planning van een evenement zijn de kosten. Leg een financieel kader vast en schat de te verwachten winst c.q. de te verwachten kosten realistisch in. Om ervoor te zorgen dat het budget voor het kerstfeest uiteindelijk niet met het dubbele wordt overschreden, is een regelmatige controle van de gewenste streeftoestand en de werkelijke toestand raadzaam. Bovendien verdient het aanbeveling om bij evenementen met een lange voorbereidingsperiode en een omvangrijke planning een aparte projectboekhouding te voeren.

Om ervoor te zorgen dat de kosten het budget niet zwaar overschrijden, kunt u naar bezuinigingsmaatregelen zoeken. Eventueel kunt u vrijwilligers zoeken voor het opbouwen en afbreken en deze belonen in de vorm van gratis drankjes en snacks. Ook het thema sponsoring dient u in dit stadium van de eventplanning op te nemen.

5. Locatie en dag van het evenement

Op welke locatie het evenement wordt gehouden, hangt natuurlijk af van het budget. Maar daar komen nog meer facturen bij, zoals bijvoorbeeld:

• Type evenement
• Aantal deelnemers
• Dienstverlenende infrastructuur
• Aanbod van hotels en restaurants
• Bereikbaarheid en beschikbare parkeerplaatsen
• Technische capaciteiten
• Boekingsvoorwaarden en betalingswijzen
• Omstandigheden voor de catering op de locatie

Bekijk de ruimten die in aanmerking komen alvorens te boeken, om een overzicht te krijgen.

Uiterlijk op dit moment dient u nogmaals te controleren of de datum voor uw evenement ondertussen geen concurrentie heeft gekregen:

In de beginfase is het raadzaam een tweede datum als uitwijkdatum vast te leggen.

6. Gedetailleerde planning

Nadat plaats en datum vaststaan, moet men “echt” aan de bak: Het concept van de eventplanning staat en wacht erop om te worden uitgevoerd. Daartoe behoren vooral reservering en boeking van de benodigde dienstverleners, waartoe behoren:

• Catering zoeken
• Muziek uitkiezen (Buma/Stemra-tarieven voor licenties controleren!)
• Meubilair en techniek bestellen
• Transportmogelijkheden uitzoeken
• Decoratie uitkiezen
• Fotografen boeken
• Beveiliging inhuren
• Speaker zoeken (voor bijeenkomsten, congressen en conferenties)

7. Uitnodigingen, marketing en reclame

Wanneer alles geboekt is, heeft u al een groot deel van het werk van uw eventplanning gedaan. Nu kunt u de gasten uitnodigen of een pr-campagne voor uw evenement op touw zetten om deelnemers te trekken.

Niet alleen organiseren, maar ook communiceren, luidt daarbij het devies! Met een goed marketingplan kunt u de aantallen aanmeldingen met name in de laatste weken vóór het evenement verhogen. Laat bijvoorbeeld flyers drukken of hang posters in de directe omgeving op.

8. Privacybescherming, veiligheidsrichtlijnen en juridische informatie

Op dit punt kunt u beter niets aan het toeval overlaten. Tracht op tijd alle vergunningen te verkrijgen en raadpleeg in geval van twijfel een vakman voor evenementenveiligheid. Stel u bovendien beslist op de hoogte van de actuele bepalingen van de AVG, bijvoorbeeld betreffende de privacybescherming bij het maken van foto’s.

9. Belangrijke zaken op de dag van het evenement

Dan is het eindelijk zover: De grote dag is aangebroken en het gaat beginnen. Wees op tijd ter plaatse: Controleer meubilair en techniek een laatste keer voordat de gasten of deelnemers arriveren. Controleer processen zoals de toegang en delegeer taken aan de verantwoordelijke personen en medewerkers.

10. Evaluatie

De eventplanning is gelukt en het evenement was een groot succes – kunt u nu ontspannen achterover gaan zitten en uw voeten omhoogleggen? Niet helemaal, want: Na het evenement is vóór het evenement! Dat dient u ondanks alle vreugde en opluchting niet te vergeten. Analyseer zowel de planningsfase als het verloop van het evenement. Noteer waar mogelijkheden voor verbetering zijn. Daartoe behoren ook verkeerde inschattingen voor wat de berekening van het budget betreft. Evenals feedback van gasten, deelnemers, leveranciers of sprekers.